Prise de RDV BtoB

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Le rendez-vous professionnel en BtoB

Le développement de l’activité commerciale d’une entreprise nécessite de mettre en place des actions, il est possible d’utiliser les canaux classiques comme le réseau professionnel, les clubs d’affaires ou encore le démarchage en physique. Il est aussi possible de s’orienter sur le digital, de miser sur l’inbound marketing, de faire de l’acquisition de trafic ou encore de l’affiliation. L’objectif commun de toutes ces actions est d’obtenir des coordonnées ainsi qu’un besoin pour pouvoir ensuite proposer une offre.

Simplement, un lead (contact) n’est qualitatif que lorsqu’il est ciblé, que les informations sont vérifiées et que la température du prospect est définie : chaud ou froid. Le rendez-vous va justement permettre de mieux qualifier un prospect, et parfois même de concrétiser une vente. Il faut bien définir son processus d’acquisitions de leads, et relancer son prospect au bon moment. La prise de rendez-vous ne peut être efficace que si l’agent commercial dispose de toutes les informations en amont. Cela nécessite une bonne organisation, des outils, mais aussi un certain savoir-faire dans le discours commercial.

Humaniser la relation commerciale et concrétiser une vente

L’objectif de la prise de rendez-vous BtoB est de parvenir à créer une relation humaine avec son prospect, mais aussi de le rencontrer. La relation commerciale doit débuter sur de bonnes bases, à commencer par la présentation d’un interlocuteur qui va permettre de rassurer le client BtoB, de lui présenter l’entreprises, ses atouts et son historique. Que ce rendez-vous soit pris en visioconférence ou en présentiel, il permet de mettre un visage sur une voix, de pouvoir ressentir les impressions de la personne et surtout de pouvoir personnaliser le discours. L’humanisation des relations commerciales professionnel est un réel enjeu et un gage de qualité pour les entreprises.De plus, il est plus facile de convaincre lorsque l’entreprise convient d’un rendez-vous. Surtout si ce dernier est organisé chez le prospect. Il permet de rentrer, de prendre connaissance de l’environnement mais aussi d’avoir un aperçu de la situation de l’entreprise. A cela s’ajoute les chances de concrétisation d’une vente bien plus élevées lorsque le rendez-vous est acté. En effet, l’acceptation du rendez-vous est un premier indicateur révélant qu’un besoin est présent, il suffit de formuler une proposition commerciale adaptée et surtout en phase avec les attentes du prospect.

RDV BtoB : s’adapter au type de prospect

Prise de rendez-vous de prospects chauds

La première étape est de disposer d’un fichier client ou d’une liste de leads chauds, générés récemment. Lorsque l’entreprise est capable de générer des leads, elle se doit de les prendre en charge rapidement. Lorsqu’un prospect est chaud, il doit être rappelé le plus rapidement possible. Si certains estiment qu’il faut absolument rappeler dans la journée une demande effectuée, d’autres vont tenir des délais plus courts comme un rappel dans l’heure, voir dans les 5 minutes qui suivent le dépôt de la demande.

Par conséquent, cela nécessite une organisation dans le traitement des leads. A cela vient s’ajouter la possibilité de filtrer les demandes dès le formulaire, où lorsque le demandeur passe un appel téléphonique. Quelques informations propres à chaque activité (secteur d’activité : industrie, tertiaire, artisanat, agricole…, ancienneté de l’entreprise, SIRET, etc…) vont permettre de déterminer l’importance de la demande et donc sa priorisation dans le traitement.

Lorsque les demandes sont filtrées, pré-qualifiées, elles peuvent être rappelées par le service commercial. Le taux de prise de rendez-vous peut s’avérer être un indicateur de performance, surtout lorsque celui-ci peut être couplé à d’autres informations comme le canal d’acquisition ou encore le secteur d’activité. Il est plus facile d’obtenir un RDV BtoB lorsque le prospect est chaud, cette manœuvre perd en efficacité avec des prospects froids.

Prise de rendez-vous de prospects froids

La prise de RDV BtoB peut aussi être envisagée sur un fichier client, dont les demandes ont été effectuées par le passé. Certaines entreprises mettent en place des programmes de relance client à 3 mois, 6 mois ou même à 12 mois. L’intérêt est de relancer un prospect qui n’a pas donné suite à une prise de rendez-vous. En ayant enregistré toutes les informations, l’entreprise peut relancer ce prospect, qui a possiblement toujours un besoin à combler. Dans ce cas précis, il faut adapter le discours et proposer un rendez-vous de découverte, une actualisation des informations est nécessaire. Ce type de prise de RDV permet à la fois de maintenir son fichier client à jour, mais aussi de pouvoir concrétiser des ventes qui avaient échouées lors du premier contact.

Externaliser sa prise de RDV BtoB

La prise de RDV est un travail chronophage, qui prend du temps et qui nécessite de disposer d’un service capable d’absorber cette mission. Si chaque commercial peut avoir son propre mode de fonctionnement dans ses relances clients, il est préférable d’avoir un mode opératoire qui s’applique à toute l’entreprise. L’idée est d’organiser un processus de prise de rendez-vous, avec un discours commercial rodé, un respect des délais par rapport aux prospects chauds et aux prospects froids. A cela s’ajoute la nécessité d’actualiser le CRM de l’entreprise pour permettre une remontée des informations. Une base de données à jour est une base qualitative, qui permet d’engager des actions commerciales et marketing.

Cette mission peut donc être confiée légitimement à un centre d’appel. C’est une plateforme téléphonique spécialisée dans la prospection par téléphone, capable de s’adapter aux besoins de ses clients, y compris dans la prise de rendez-vous. La prise de RDV BtoB fait partie des pôles d’expertises d’un centre d’appel, il faut être capable de comprendre l’activité de l’entreprise, de proposer des solutions sur mesure pour chaque prospect BtoB relancé. Lorsque le rendez-vous est pris, le centre d’appel est capable de reporter l’information dans le CRM afin d’éviter toute opération de re-saisie par l’entreprise. C’est un gain de temps, c’est aussi un discours commercial bien rodé et une mécanique efficace dans la prise de RDV.

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