164 rue de la Chaussée Romaine, BP 80359, 02100 Saint Quentin
Made in          

Comment gérer les appels téléphoniques ?

Télétravail

La gestion des appels téléphoniques peut s’avérer rapidement problématique quand une entreprise se développe. Or, prendre tous les appels fait partie de la stratégie naturelle d’une entité pour générer du chiffre d’affaires potentiel.

Gestion des appels téléphoniques : comment ça marche ?

La gestion des appels se fait souvent en fonction de la nature de l’entreprise mais aussi de sa taille. Un professionnel du bâtiment, souvent en déplacement sur des chantiers, aura du mal à prendre tous les appels entrants, du fait de son activité sur le terrain.

De même, un grand groupe, avec plusieurs services et autant de collaborateurs, se doit pourtant d’apporter des réponses concrètes à toutes les personnes qui effectuent ces appels, et ce, quel qu’en soit le motif. Cela peut se faire en transférant la ligne vers le bon interlocuteur ou en donnant des renseignements divers, relatifs au fonctionnement et aux services proposés par l’entreprise.

La mise en place d’un serveur vocal personnalisable peut rendre service dans un premier temps, quand l’entreprise ne peut pas dédier un ou une standardiste professionnel(le) à ce poste. Mais même si plusieurs scénarii peuvent être imaginés avec ce type de service, l’interactivité humaine est absente.

Externaliser la gestion de tous vos appels

Un appel manqué et c’est peut-être une commande perdue. Aucune entreprise, dans un monde toujours plus concurrentiel ne peut se le permettre.

C’est pourquoi il est essentiel d’externaliser la gestion des appels à un centre d’appel professionnel. Au contraire d’un serveur vocal qui ne peut fonctionner que de façon unilatérale, le centre d’appels peut se charger aussi bien des appels entrants que sortants.

Les téléopérateurs qui y travaillent sont constamment formés pour répondre aux exigences des différents clients qui les missionnent à cet effet. Il faut en effet adopter le type d’accueil que réserverait l’entreprise, si elle se chargeait personnellement de la réception ou de l’émission des appels. Les réponses données doivent être qualitatives, pour la satisfaction de la clientèle ; principal critère que l’entreprise prend en compte, dans ce cadre.

Obtenir un devis pour gérer les appels :

Chaque entreprise est unique et présente ses spécificités : domaine d’activité, nombre de services et donc de personnes vers qui les appels peuvent être transférés, valeurs, style de communication.

 Il est donc important de pouvoir définir clairement ses besoins en amont (cahier des charges). Cela peut se traduire par le niveau de qualification des agents expérimentés qui prendront les appels, en fonction de la nature de l’entreprise, mais aussi la gestion des plannings des collaborateurs ou encore la marche à suivre pour la prise de message.

 Enfin, il est tout à fait possible que le centre d’appel puisse, à échéance régulière, effectuer un reporting des appels. Cela aura pour but de réaliser des statistiques, pour évaluer, à terme, la satisfaction de la clientèle.

En tant que société, vous avez compris l’importance que peut prendre chaque appel pour le développement de votre activité. N’hésitez pas à demander un devis personnalisé et sans engagement auprès de notre centre d’appel.